Seit dem 02. Juni 2023 gilt in Deutschland das Hinweisgeberschutzgesetz. Ein Hinweisgebersystem ist für Unternehmen und Organisationen von großer Bedeutung, um frühzeitig auf mögliche Missstände aufmerksam zu werden und schnell darauf reagieren zu können.
Alle Unternehmen ab 50 Beschäftigten haben dies mit unterschiedlichen Übergangsfristen umzusetzen.
Das neue Gesetz gilt für alle mittelständischen Unternehmen und Konzerne gleichermaßen. Auch sind die notwendigen innerbetrieblichen Abläufe identisch, die neu zu implementieren sind. Für Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten gilt die Übergangsfrist von einem Monat, für Unternehmen mit der Größe von 50-250 Beschäftigten sechs Monate.
Die Hinweisgeber werden weitreichend durch das Meldeverfahren vor Diskriminierungen und Benachteiligungen geschützt.
Allerdings müssen sich Hinweisgeber dafür an ein genaues Verfahren halten und können sich nicht sofort an die Öffentlichkeit wenden. Damit bestätigt das Gesetz die Pflicht des Arbeitnehmers zu Loyalität, Zurückhaltung und Vertraulichkeit gegenüber seinem Arbeitgeber und der Gang an die Öffentlichkeit würde zum „letzten Mittel“. Das HinSchG ermöglicht den Betroffenen, sich sicher und anonym zu melden, ohne Angst vor Repressalien zu haben. Im Idealfall nutzt es allen Parteien, sich regelgetreu zu verhalten.
Wichtig: Die Meldungen bzw. Offenlegungen von Verstößen gelten nicht nur für Verstöße gemäß
EU-Recht (Grundlage der EUWhistleblower-Richtlinie), sondern es betrifft auch straf- und
bußgeldbewehrte Verstöße für Bereiche des deutschen Rechts.
Verfahren und Fristen - die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG)
Alle mittelständischen Unternehmen, Organisationen, öffentliche Verwaltungen und Konzerne haben das HinSchG gleichermaßen
innerhalb der Übergangsfrist umzusetzen:
- Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten
Übergangsfrist 1 Monat - Unternehmen mit 50-250 Beschäftigten
Übergangsfrist 6 Monate
Zunächst ist von allen eine Meldestelle nach unterschiedlichen Kriterien einzurichten. Die daraus resultierenden notwendigen
innerbetrieblichen Abläufe sind nach dem Eingang einer Meldung identisch: Das sind insbesondere Dokumentationspflichten, Fristen für Rückmeldungen an den Hinweisgeber und Folgemaßnahmen wie beispielsweise interne Untersuchungen. Das Verfahren der Meldungsabgabe muss mündlich, schriftlich und auf Wunsch des Hinweisgebers auch persönlich möglich sein.
Die Meldestelle muss der hinweisgebenden Person innerhalb von sieben Tagen den Eingang der Meldung bestätigen. Innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung des Eingangs muss die jeweilige Meldestelle dem Hinweisgeber eine Rückmeldung geben. Diese Rückmeldung muss auch über geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen informieren, sowie die Gründe für diese nennen. Die Meldungen sind umfassend zu dokumentieren.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG)
Mit den folgenden drei aufeinander aufbauenden Modulen (Online-Portal, alternative Meldekanäle und rechtliche Prüfung) erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen vollständig.
Modul 1: Das Online-Portal – BASIS
Mit dem Online-Portal implementieren Sie eine digitale Online-Meldestelle und schaffen die Grundlage alle relevanten Meldungen datenschutzkonform zu sammeln, die Termine nachzuhalten und jederzeit auskunftsfähig zu sein. Das Online-Portal ist für alle Beteiligten praktisch anwendbar.
Für Hinweisgeber:
* Niedrigschwelliger, intuitiver Meldekanal
* Online direkt nutzbar
* Einfach und anonym einen Hinweis auf eine Regelverletzung oder Gesetzesverstoß geben
* Jederzeit Informationen über den aktuellen Status bekommen
Für Unternehmen:
* Nimmt Hinweise rechtskonform auf und speichert sie anonym
* Intuitive Verwaltung, anpassbar an Ihre Prozesse
* Unbegrenzte Anzahl an Nutzern und mehrere Admin-Zugänge
* In mehreren Sprachen verfügbar
* Das Online-Portal im Auftritt Ihrer Marke
Für Verantwortliche:
* Dashboard mit Bearbeitungsstand aller Berichte – Ihr Überblick
* Rechtssicheres Fristenmanagement inklusive To-Do-Listen
* Individuelles Fall-Management mit Berichten
* DSGVO-konforme Dokumentationsfunktion
Modul 2: Alternative Meldekanäle - OPTION
Das HinSchG sieht verschiedene Meldekanäle für Unternehmen und Organisationen vor. Neben der digitalen Meldung (Online-Portal) können Sie zusätzlich die Möglichkeit der telefonischen, postalischen oder persönlichen Meldung extern über uns nutzen.
Die Leistungen:
* Prüfung, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich fällt
* Laufender und fristgerechter Kontakt mit der hinweisgebenden Person
* Prüfung der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung
* Nachfragen bei der hinweisgebenden Person, falls dies zur Klärung erforderlich ist
* Ergreifen angemessener Folgemaßnahmen
* Weiterleitung an juristische Prüfung (eines Volljuristen)
Modul 3: Rechtliche Prüfung durch Volljuristen - OPTION
Neben dem Online-Portal und der Bereitstellung alternativer Meldekanäle (telefonisch,
postalisch, persönlich) bieten wir Ihnen zusätzlich die komplette abschließende Fallbearbeitung
durch Volljuristen.
Die Leistungen:
* Das Rechtsanwalts-Team prüft und beurteilt jeden gemeldeten Fall
* Dadurch komplette Fallbearbeitung durch Volljuristen
* Ausführliche Analyse und rechtliche Würdigung des gemeldeten Falls
* Empfehlung von dezidierten Maßnahmen
* Ggf. Empfehlung von grundsätzlichen Konsequenzen zur Reputationsverbesserung
* Vollständige abschließende Bearbeitung - kein eigener Aufwand notwendig.
Unterstützung durch die Protekto Fach-Sprechstunde
Um die gesetzlichen Anforderungen zum Hinweisgeberschutz zu erfüllen, sollten Unternehmen jetzt handeln.
Die Protekto hat exklusiv für Sie eine Beratungsstelle eingerichtet. Buchen Sie hier direkt einen Beratungstermin oder melden Sie sich unter Telefon Nr. 040-360234-100 oder per E-Mail sprechstunde@protekto.de.
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