Serverraum mit Racks, Symbolbild für die digitale Datenschutzdokumentation im DDM von Protekto

Datenschutz-Dokumenten­management (DDM)

Datenschutz im Griff. Dokumentiert, aktuell, nachvollziehbar.

Die Datenschutzdokumentation liegt in vielen Betrieben verteilt auf Ordner, Netzlaufwerk und das Postfach der Person, die sie zuletzt bearbeitet hat. Auffällig wird das meist erst, wenn jemand nach dem aktuellen Stand fragt.

Mit dem DDM von Protekto liegt Ihre gesamte Datenschutzdokumentation in einem Online-Portal: Verzeichnisse, Verträge, Maßnahmen und Nachweise. Sie sehen jederzeit, welcher Stand gilt und wer zuletzt etwas geändert hat. Ihr Datenschutzberater arbeitet im selben Portal mit.

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Icon Unternehmensgebäude

2.800 Unternehmen setzen auf Protekto, ob für Betriebsarzt, Arbeitsschutz oder Datenschutz

Icon Zertifikat

Nachweise abrufbar für Prüfungen, Auskunftsersuchen und Audits

Icon Geschlossen

Jede Änderung versioniert, jede Freigabe nachvollziehbar

Diese Dokumentation führen Sie im DDM

Verzeichnis und AVV

Aktenordner auf einem Laptop, Symbolbild für Verarbeitungsverzeichnis und Auftragsverarbeitung Aktenordner auf einem Laptop, Symbolbild für Verarbeitungsverzeichnis und Auftragsverarbeitung


Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zeigt, welche personenbezogenen Daten Ihr Unternehmen nutzt und wofür. Für jeden Dienstleister, der mit diesen Daten arbeitet, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Im DDM liegen Verzeichnis und Verträge zusammen. So verlangen es Art. 30 und Art. 28 DSGVO.

Maßnahmen (TOM)

Zwei Personen prüfen Diagramme auf einem Laptop, Symbolbild für technische und organisatorische Maßnahmen Zwei Personen prüfen Diagramme auf einem Laptop, Symbolbild für technische und organisatorische Maßnahmen


Technische und organisatorische Maßnahmen sind alles, womit Sie Daten schützen, vom Passwortschutz über Zugangsregeln bis zur Datensicherung. Im DDM beschreiben Sie diese Maßnahmen einmal und halten sie aktuell, jede Änderung bleibt nachvollziehbar. Damit erfüllen Sie Art. 32 DSGVO und können es nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO jederzeit belegen.

Risikoanalyse (DSFA)

Hand auf Tastatur mit Schriftzug Audit, Symbolbild für Datenschutz-Folgenabschätzung und Nachweise Hand auf Tastatur mit Schriftzug Audit, Symbolbild für Datenschutz-Folgenabschätzung und Nachweise


Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist eine Risikoprüfung vorab, zum Beispiel bevor Sie Firmenfahrzeuge per GPS orten oder Bereiche dauerhaft per Video überwachen. Art. 35 DSGVO verlangt sie bei voraussichtlich hohem Risiko. Im DDM liegt das Ergebnis bei Ihren übrigen Nachweisen und ist bei einer Prüfung sofort zur Hand.

Beispiel: Ein neuer Dienstleister kommt dazu

Ihr Unternehmen wechselt zu einem neuen Anbieter für die Lohnabrechnung. Der Anbieter verarbeitet ab sofort die Daten Ihrer Beschäftigten. So halten Sie das im DDM fest:

  1. Sie tragen die Lohnabrechnung als Verarbeitung ein: welche Daten, zu welchem Zweck, an wen.
  2. Sie legen den Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter dazu.
  3. Ihr Datenschutzberater prüft die Angaben und gibt sie frei.
  4. Fragt später die Aufsichtsbehörde nach, finden Sie Verarbeitung, Vertrag und Freigabe an einer Stelle.

Wer im DDM was übernimmt

Einrichtung

Wir richten das DDM für Ihr Unternehmen ein und übernehmen Ihre vorhandene Dokumentation. Sie starten nicht mit einem leeren System, sondern mit Ihrem aktuellen Stand.

 

Laufende Pflege

Neue Verarbeitungen, Dienstleister oder Änderungen tragen Sie selbst ein. Ihr Datenschutzberater prüft die Einträge und gibt sie frei.

 

Was bei Ihnen bleibt

Verantwortlich für den Datenschutz bleibt nach Art. 24 DSGVO Ihr Unternehmen. Das DDM macht Ihre Dokumentation nachweisbar, die Entscheidung, welche Daten Sie wofür verarbeiten, trifft es nicht für Sie.

 

Wenn geprüft wird

Fragt eine Aufsichtsbehörde nach oder stellt jemand ein Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO, liegen die Nachweise an einer Stelle. Sie müssen nicht erst zusammensuchen, wer welches Dokument zuletzt hatte.

 

Ihre Unterlagen ziehen mit um

Bestehende Verzeichnisse, Verträge und Maßnahmen übernehmen wir ins DDM.

  • Übernahme vorhandener Dokumente

  • Einrichtung durch Protekto

  • Fester Datenschutzberater

FAQs

Wie sähe Ihre Dokumentation im DDM aus?

Im Erstgespräch klären wir, welche Dokumentation bei Ihnen schon vorhanden ist und was noch fehlt. Den Termin buchen Sie direkt hier.