Serverraum mit Racks, Symbolbild für die digitale Datenschutzdokumentation im DDM von Protekto

Datenschutz-Dokumentenmanagement (DDM)

Datenschutz im Griff. Dokumentiert, aktuell, nachvollziehbar.

Die Datenschutzdokumentation liegt in vielen Betrieben verteilt auf Ordner, Netzlaufwerk und das Postfach der Person, die sie zuletzt bearbeitet hat. Auffällig wird das meist erst, wenn jemand nach dem aktuellen Stand fragt.

Mit dem DDM von Protekto wird daraus eine strukturierte digitale Dokumentation. Dokumente, Prozesse, Verantwortlichkeiten und Nachweise liegen an einer Stelle, mit Versionsstand und Freigabe. Ihr Datenschutzberater arbeitet im selben System mit.

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2.800 Unternehmen setzen auf Protekto, ob für Betriebsarzt, Arbeitsschutz oder Datenschutz

Nachweise abrufbar für Prüfungen, Auskunftsersuchen und Audits

Jede Änderung versioniert, jede Freigabe nachvollziehbar

Einrichtung

Wir richten das DDM für Ihr Unternehmen ein und übernehmen Ihre vorhandene Dokumentation. Sie starten nicht mit einem leeren System, sondern mit Ihrem aktuellen Stand.

Laufende Pflege

Neue Verarbeitungen, Dienstleister oder Änderungen tragen Sie selbst ein. Ihr Datenschutzberater prüft die Einträge und gibt sie frei.

Was bei Ihnen bleibt

Verantwortlich für den Datenschutz bleibt nach Art. 24 DSGVO Ihr Unternehmen. Das DDM macht Ihre Dokumentation nachweisbar, die Entscheidung, welche Daten Sie wofür verarbeiten, trifft es nicht für Sie.

Wenn geprüft wird

Fragt eine Aufsichtsbehörde nach oder stellt jemand ein Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO, liegen die Nachweise an einer Stelle. Sie müssen nicht erst zusammensuchen, wer welches Dokument zuletzt hatte.

Zwei Bestellpflichten, ein Vertrag

Ab 20 Personen, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, brauchen Sie nach § 38 BDSG einen Datenschutzbeauftragten. Zur Bestellung eines Betriebsarztes sind Sie nach dem Arbeitssicherheitsgesetz schon ab dem ersten Beschäftigten verpflichtet. Protekto deckt beide Bestellpflichten über einen Vertrag ab.

Betriebsarzt ab dem ersten Beschäftigten
Datenschutzbeauftragter ab 20 Personen
Beide Bestellpflichten in einem Vertrag

Zur betriebsärztlichen Betreuung

Was ist ein Datenschutz-Dokumentenmanagement?

Ein Datenschutz-Dokumentenmanagement (DDM), oft auch Datenschutzmanagementsystem genannt, ist ein digitales System, in dem ein Unternehmen seine gesamte Datenschutzdokumentation zentral führt. Dazu gehören das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Verträge zur Auftragsverarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen und Datenschutz-Folgenabschätzungen. Im DDM von Protekto wird jede Änderung versioniert und jede Freigabe dokumentiert.

Welche Datenschutzdokumentation ist gesetzlich vorgeschrieben?

Die DSGVO verlangt unter anderem ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30, Verträge mit Auftragsverarbeitern nach Art. 28, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 und bei voraussichtlich hohem Risiko eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35. Nach der Rechenschaftspflicht in Art. 5 Abs. 2 DSGVO müssen Sie die Einhaltung all dessen nachweisen können. Im DDM von Protekto liegen diese Unterlagen mit Versionsstand an einer Stelle.

Ersetzt das DDM einen Datenschutzbeauftragten?

Wie schnell müssen wir ein Auskunftsersuchen beantworten?

Nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO müssen Sie ein Auskunftsersuchen nach Art. 15 unverzüglich beantworten, spätestens innerhalb eines Monats. Bei komplexen oder zahlreichen Anträgen ist eine Verlängerung um weitere zwei Monate möglich, die Sie der betroffenen Person innerhalb des ersten Monats mit Begründung mitteilen müssen. Das Verzeichnis im DDM von Protekto zeigt, welche Datenkategorien in welchen Verarbeitungen stecken.

Brauchen wir auch unter 20 Personen einen Datenschutzbeauftragten?

Grundsätzlich erst ab 20 Personen, die ständig personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten, es gibt aber Ausnahmen unabhängig von dieser Zahl. Nach § 38 Abs. 1 Satz 2 BDSG gilt das etwa bei Verarbeitungen, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung unterliegen, und nach Art. 37 DSGVO, wenn Ihre Kerntätigkeit in der umfangreichen Verarbeitung besonders geschützter Daten wie Gesundheitsdaten besteht. Protekto stellt in diesen Fällen den externen Datenschutzbeauftragten.

Datenschutz-Dokumentenmanagement (DDM)

Diese Dokumentation führen Sie im DDM

Wer im DDM was übernimmt

Ihre Unterlagen ziehen mit um

FAQs

Wie sähe Ihre Dokumentation im DDM aus?

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