Unterweisung im Arbeitsschutz: Diese Lücken werden im Ernstfall teuer

Die Berufsgenossenschaft kündigt eine Begehung an: Sie haben den Ordner mit den Unterweisungsnachweisen sorgfältig geführt, alle Unterschriften liegen vor. Dann fragt die Aufsichtsperson, zu welchen Themen unterwiesen wurde und ob das zur jeweiligen Tätigkeit der Beschäftigten passte.

Hier haben viele Unternehmen noch Lücken. Die jährliche Unterweisung fand statt, aber sie lief für alle gleich ab, und die neue Maschine aus dem Frühjahr kam nicht darin vor. Rund 730.000 meldepflichtige Arbeitsunfälle zählte die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung für 2025. Ein Teil davon ist vermeidbar, wenn die Unterweisung im Arbeitsschutz die gesetzlichen Vorgaben erfüllt, verstanden wird und auf den konkreten Arbeitsplatz zugeschnitten ist.

In diesem Blogartikel erfahren Sie, wer unterweisen muss, wie oft das nötig ist und welche Anlässe eine Unterweisung auslösen. Außerdem lesen Sie, was inhaltlich hineingehört und wie Sie einen Nachweis führen, der einer Prüfung standhält.

Wer darf die Unterweisung übernehmen? 

Die Pflicht zur Unterweisung liegt bei Ihnen als Arbeitgeber; durchführen darf sie jede zuverlässige und fachkundige Person, die Sie schriftlich damit beauftragt haben. Sie gilt ab dem ersten Beschäftigten und ist unabhängig von Branche und Betriebsgröße. Nur Soloselbstständige sind davon befreit.

Diese schriftliche Beauftragung heißt Pflichtenübertragung. Halten Sie darin Verantwortungsbereich und Befugnisse fest, lassen Sie das Dokument unterschreiben und übergeben Sie der beauftragten Person eine Ausfertigung.

In den meisten Betrieben übernimmt das die Abteilungs- oder Bereichsleitung, da sie die Arbeitsplätze in ihrem Bereich und deren Gefährdungen am besten kennt.

Zwei Punkte werden dabei regelmäßig übersehen:

1. Eine Pflichtenübertragung gilt für die Person und nicht für die Stelle: Verlässt eine beauftragte Führungskraft den Betrieb oder wechselt sie den Bereich, brauchen Sie eine neue Pflichtenübertragung für ihre Nachfolge. Prüfen Sie deshalb regelmäßig, ob die vorliegenden Pflichtenübertragungen noch auf Personen lauten, die im Betrieb und im passenden Bereich tätig sind.
2. Ihre Verantwortung als Arbeitgeber verschwindet nicht mit der Pflichtenübertragung: Sie wählen eine Person aus, geben ihr Zeit und Mittel für die Aufgabe, und prüfen, ob sie tatsächlich unterweist. Beauftragen Sie jemanden, der die Gefährdungen im Bereich gar nicht beurteilen kann, ist die Übertragung unwirksam und die Verantwortung bleibt vollständig bei Ihnen als Arbeitgeber.
   

Es gilt: Sie können sich von Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit, Ihrem Betriebsarzt und einem externen Berater unterstützen lassen – verantwortlich für die korrekte Durchführung bleiben Sie selbst.

Wen müssen Sie unterweisen? 

Unterweisen müssen Sie alle Beschäftigten, unabhängig von Vertragsart, Arbeitsort und Gefährdungsgrad. Aushilfen, Werkstudenten und Praktikanten fallen genauso darunter wie Ihre Stammbelegschaft. Bei Zeitarbeitskräften liegt die Unterweisungspflicht bei Ihnen als Einsatzbetrieb, nicht beim Verleihunternehmen.

Kritische Punkte gibt es nicht nur in der Produktion, auf der Baustelle, im Lager oder in der Küche. Auch an einem Büroarbeitsplatz gibt es wichtige Themen: zum Beispiel Bildschirmpausen, das Heben schwerer Aktenordner, Verhalten im Brandfall, Fluchtwege und Erste Hilfe. Im DGUV‑Barometer Arbeitswelt 2026 nennen die Beschäftigten Stolpern, Rutschen und Stürzen mit 53 Prozent als häufigstes Unfallrisiko am eigenen Arbeitsplatz – und das passiert nicht nur in der Werkshalle.

Auch im Homeoffice bleibt Ihre Verantwortung bestehen, obwohl Sie den Arbeitsplatz in der Regel nicht sehen. Weil eine Begehung dort meist ausscheidet, ist die Unterweisung besonders wichtig: Hier erfahren Ihre Beschäftigten, worauf sie in den eigenen vier Wänden selbst achten müssen.

Wann müssen Sie unterweisen?

Die Unterweisung im Arbeitsschutz müssen Sie regelmäßig wiederholen, mindestens einmal im Jahr. Das ist für jeden Betrieb verpflichtend und wurde in § 12 des Arbeitsschutzgesetzes und in § 4 der DGUV Vorschrift 1 festgelegt.

Zusätzlich unterweisen müssen Sie immer dann, wenn sich die Gefährdung für einen Arbeitsplatz ändert – unabhängig davon, wann der letzte Jahrestermin war. Folgende Anlässe machen eine zusätzliche Unterweisung notwendig:

• Neue Beschäftigte: Sie dürfen ihre Tätigkeit erst nach der Erstunterweisung beginnen.

• Jugendliche unter 18 Jahren: Hier verlangt das Jugendarbeitsschutzgesetz eine Unterweisung im Halbjahresrhythmus.

• Versetzung: Beschäftigte wechseln die Abteilung oder übernehmen neue Aufgaben.

• Sondervorschriften: Für einzelne Tätigkeiten gelten eigene Regeln. Bei Arbeiten in Druckluft zum Beispiel wird eine halbjährliche Unterweisung verlangt. 

• Neues Arbeitsmittel: Ein neues Arbeitsmittel bringt eine neue Gefährdung mit, etwa ein stärkerer Akkuschrauber oder eine neue Leiter.

• Neue Vorschriften: Ein Gesetz oder eine technische Regel ändert sich für Ihre Branche. 

• Geändertes Verfahren: Ein Arbeitsablauf ändert sich oder Sie setzen einen anderen Gefahrstoff ein. 

• Auffälliges Verhalten: Sie beobachten wiederholt, dass an einem Arbeitsplatz unsicher gearbeitet wird.

• Unfall oder Beinaheunfall: Der Vorfall zeigt eine Lücke, die Sie mit einer ergänzenden Unterweisung schließen sollten. 

• Rückkehr nach längerer Abwesenheit: Nach Elternzeit oder mehrmonatiger Erkrankung ist eine Auffrischung sinnvoll, vorgeschrieben ist sie nicht.
  

Bei hohen Gefährdungen kann eine häufigere Unterweisung sinnvoll sein, auf Baustellen zum Beispiel vierteljährlich. Vorgeschrieben ist das aber nur, wenn es eine Sondervorschrift für Ihren Bereich verlangt.

Wie läuft eine Unterweisung ab und wo entstehen die Lücken?

Jede Unterweisung durchläuft vier Schritte – vorbereiten, durchführen, Verständnis prüfen, dokumentieren. Die größte Lücke entsteht bei der Verständnisprüfung: Im Alltag fällt sie oft weg, weil sie Zeit kostet und nirgends abgehakt wird – dabei entscheidet sie darüber, ob die Unterweisung überhaupt wirkt. 

1. Vorbereiten
   Nehmen Sie die Gefährdungsbeurteilung für den jeweiligen Bereich zur Hand und beachten Sie vor allem Themen, die seit dem letzten Termin neu oder unverändert kritisch sind. Die Präsentation aus dem Vorjahr einfach zu wiederholen, ist der häufigste Fehler an dieser Stelle.
   Praxistipp: Mit dem Rückgang der Coronainfektionen ist das Thema „Hygiene“ in vielen Betrieben aus der jährlichen Unterweisung verschwunden. Dabei geht es nicht nur um den Schutz vor Infektionserkrankungen, sondern um praktische Themen wie Essen und Trinken am Arbeitsplatz. Bei Begehungen fällt beispielsweise oft auf, dass die Colaflasche direkt neben der Flasche mit dem Gefahrstoff steht. 
2. Durchführen
   Erklären Sie die Gefährdung und zeigen Sie die Schutzmaßnahme direkt am Arbeitsplatz. An der Maschine prägt sich eine Vorführung besser ein als jeder Vortrag.
   
3. Verständnis prüfen
   Fragen Sie nach und lassen Sie die Beschäftigten den sicheren Ablauf selbst ausführen und erklären. Dahinter steht eine rechtliche Anforderung: Eine Unterweisung, die nicht verstanden wurde, gilt als nicht erfolgt – auch mit Unterschrift. Achten Sie besonders auf Beschäftigte mit geringen Deutschkenntnissen oder Lernschwierigkeiten. Gegebenenfalls brauchen Sie eine Übersetzung oder eine Person, die vermittelt.
4. Dokumentieren
   Halten Sie Datum, Themen, Namen der Teilnehmer und des Unterweisers fest und lassen Sie sie unterschreiben. Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gibt es für die Unterweisungen nicht, die DGUV empfiehlt aber zwei Jahre. Für kritische Bereiche können eigene Vorgaben gelten, im Strahlenschutz beispielsweise fünf Jahre.
   Bei einer Begehung fragt die Berufsgenossenschaft nicht nur, ob Sie unterwiesen haben, sondern auch, zu welchen Themen und für welche Arbeitsplätze. Aus Ihrer Dokumentation sollte deshalb hervorgehen, welche Gefährdungen konkret besprochen wurden. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Wenn Sie kein eigenes Muster haben, bieten die Berufsgenossenschaften kostenlose Vordrucke an, die alle nötigen Felder enthalten.
   
   

Im Arbeitsschutz gibt es so viele Detailregelungen, dass selbst Fachkräfte nicht jede im Kopf haben. Wichtiger als das perfekt ausgefüllte Formular ist deshalb, was aus der Unterweisung folgt: Nehmen Sie sich ein oder zwei Maßnahmen vor, die an diesem Arbeitsplatz wirklich etwas ändern, halten Sie fest, wer sie bis wann umsetzt, und prüfen Sie beim nächsten Termin nach. 

Was passiert, wenn die Unterweisung fehlt?

Ohne Unfall geschieht zunächst wenig: Die Aufsichtsbehörde stellt den Mangel bei einer Begehung fest und ordnet an, ihn innerhalb einer Frist zu beheben. Teuer wird es erst, wenn Sie diese Anordnung ignorieren. Dann handelt es sich um eine Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro. Missachten Sie die Anordnung beharrlich, sieht § 26 des Arbeitsschutzgesetzes eine Geldstrafe oder eine Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr vor. Dasselbe gilt, wenn Sie Leben oder Gesundheit Ihrer Beschäftigten vorsätzlich gefährden.

Strenger geregelt sind Unterweisungen zu Gefahrstoffen und Arbeitsmitteln, also zu Werkzeugen, Maschinen und Anlagen. Für diese Bereiche gelten eigene Verordnungen und Bußgelder, eine vorherige Anordnung ist nicht nötig. Fehlt die Unterweisung zu einem Arbeitsmittel, sieht die Betriebssicherheitsverordnung ein Bußgeld bis zu 5.000 Euro vor.

Nach einem Arbeitsunfall prüfen die Ermittlungsbehörden, ob die verunglückte Person für ihre Tätigkeit ausreichend unterwiesen war. Gibt es eine Lücke, steht der Vorwurf der fahrlässigen Körperverletzung im Raum, bei einem tödlichen Unfall der fahrlässigen Tötung. Beides richtet sich gegen die Geschäftsführung oder die zuständige Führungskraft, nicht gegen das Unternehmen.

Dazu kommt die Berufsgenossenschaft: Sie zahlt die Leistungen an die verunglückte Person zunächst unabhängig von der Schuldfrage. Stellt sich später heraus, dass der Unfall auf grobe Fahrlässigkeit zurückgeht, kann sie diese Aufwendungen von Ihnen zurückfordern. Bei schweren Unfällen mit langer Behandlung und Rentenzahlung geht es dabei schnell um sechsstellige Beträge.

In jedem dieser Verfahren zählt nur, was Sie belegen können. Eine Unterweisung ohne Nachweis gilt im Zweifel als nicht durchgeführt.

Fazit

Die Gefährdungsbeurteilung hält fest, welche Risiken es in Ihrem Betrieb gibt – die Unterweisung im Arbeitsschutz bringt dieses Wissen zu den Beschäftigten, die täglich damit zu tun haben. Damit Ihre Beschäftigten und Sie selbst geschützt sind, muss sie auf den jeweiligen Arbeitsplatz ausgerichtet und von allen verstanden werden.

Dabei bleibt es nicht beim Jahrestermin: Bei einer neuen Maschine oder einem Abteilungswechsel ist eine neue Unterweisung fällig, bevor die Arbeit aufgenommen wird. Am Ende jeder Unterweisung sollten Sie prüfen, ob die Inhalte auch tatsächlich angekommen sind, gerade bei Beschäftigten, die wenig Deutsch sprechen. Dokumentieren Sie, worüber gesprochen wurde, nicht nur, dass ein Termin stattgefunden hat.

Auch wenn Sie die Aufgabe an eine Führungskraft abgeben, bleiben Sie in der Pflicht und müssen kontrollieren, ob tatsächlich ausreichend unterwiesen wird. Der Aufwand dafür ist überschaubar, verglichen mit dem, was nach einem Unfall auf Sie zukommt.

Buchen Sie hier direkt einen Beratungstermin oder melden Sie sich unter Telefon Nr. 040-360234-100 oder per E-Mail sprechstunde@protekto.de.

Sie wissen nicht, ob Ihre Unterweisung im Arbeitsschutz wirklich bei Ihrer Belegschaft ankommt?

Wir unterstützen Sie bei Ihren Unterweisungen, von der Themenauswahl bis zur Dokumentation.