Die psychische Gesundheit am Arbeitsplatz ist heutzutage ein ernstes Thema: Burnout ist einer der häufigsten psychischen Erkrankungen weltweit und führt nicht selten zu Berufsunfähigkeit. Viele Menschen befinden sich täglich in einem Zustand permanenter Überforderung, der seelisch und körperlich schwerwiegende Folgen haben kann und sich langfristig negativ auf Motivation, Leistungsfähigkeit und Betriebsklima auswirkt.
Arbeit darf nicht krank machen! Aus diesem Grund sind Unternehmen dazu verpflichtet, eine psychische Gefährdungsbeurteilung (GBU) gemäß Arbeitsschutzgesetz durchzuführen. Mit der psychischen GBU identifizieren Sie die organisatorischen Schwachstellen und psychischen Belastungsquellen in Ihrem Unternehmen und leiten daraus Maßnahmen ab, die das psychische Wohlbefinden Ihres Teams nachhaltig fördern.
Wie Sie eine psychische Gefährdungsbeurteilung in Ihrem Unternehmen durchführen und wie Sie diese in 7 gängigen Schritten lösen, erfahren Sie in diesem Blogartikel.
1. Schritt: Legen Sie Arbeits- und Organisationsbereiche fest
Laut Arbeitsschutzgesetz muss die Art der Tätigkeiten im Unternehmen festgelegt und differenziert werden. Generell können Arbeitsgruppen und Organisationsbereiche mit gleichen Arbeitsbedingungen sowie Berufsgruppen zusammengefasst werden. Dokumentieren und definieren Sie diese genau, damit die Gruppierungen bei einer Kontrolle nachvollziehbar sind.
2. Schritt: Ermitteln Sie psychische Belastungen
Um psychische Belastungen bei der Arbeit zu ermitteln, können Sie beispielsweise Mitarbeiterbefragungen durchführen, die Anzahl der Fehltage, Krankenstände und Mitarbeiterfluktuationen zählen oder gesundheitliche Beschwerden dokumentieren. So können Sie sich einen ersten Überblick über das Wohlbefinden Ihrer Beschäftigten verschaffen. Diese Befragungen können Sie über ein Online-Portal, in persönlichen Gesprächen oder in Workshops erarbeiten.
Um ein optimales Befragungsergebnis zu erhalten, achten Sie darauf, dass der Fragebogen auf Ihre Branche angepasst ist. Bei kleineren Arbeitsgruppen eignet sich eine persönliche Befragung, damit Beschäftigte das Gefühl haben, dass ihre Meinung wichtig ist. Damit sich Mitarbeitende bei der persönlichen Befragung offen aussprechen, sollten Sie zur Befragung eine externe Person hinzuziehen und die Befragung in höchstem Maße vertraulich behandeln.
Es gibt seit kurzem eine Anforderung an die Themen, die in einer GBU Psychische Belastungen abgebildet werden sollen:
- Arbeitsumgebung (z. B. Ausstattung des Arbeitsplatzes)
- Arbeitsformen (z. B. Schichtdienst oder Homeoffice)
- Arbeitsorganisation (z. B. Arbeitsintensität, Störungen)
- Arbeitsinhalt/Aufgabe (z. B. Handlungsspielraum, Qualifikation, Verantwortung)
- Soziale Beziehungen (z.B. zu Kollegen, Vorgesetzte, Kunden)
3. Schritt: Beurteilen Sie die psychischen Belastungen
Nachdem Sie die psychischen Belastungen ermittelt haben, sollten Sie diese beurteilen. Beginnen Sie mit der Auswertung der Fragebögen und sortieren Sie diese nach den Belastungen, die am häufigsten angegeben wurden. Ein gutes Instrument zur Beurteilung der psychischen Belastungen ist das Ampelsystem:
- Grüne Ampel: < 1/3 der Beschäftigten hat Belastung A angegeben
- Gelbe Ampel: < 2/3 der Beschäftigten hat Belastung B angegeben
- Rote Ampel: > 2/3 der Beschäftigten hat Belastung C angegeben
Wenn weniger als ein Drittel der Befragten Belastung A angegeben hat, gibt es noch keinen Grund zu handeln. Bei einer gelben Ampel haben bis zu zwei Drittel der Beschäftigten Belastung B als Störfaktor notiert. Belastung B sollten Sie genauer hinterfragen: Gibt es Parallelen zu den Angaben der Beschäftigten? Arbeiten diese in der gleichen Abteilung? Falls Sie Parallelen erkennen können, sollten Sie die Belastung versuchen zu eliminieren. Wenn jedoch mehr als zwei Drittel der Befragten Belastung C angegeben haben, sollten Sie gegen diese Belastung sofort Maßnahmen ergreifen. Nachdem Sie die Ergebnisse der Befragung beurteilt haben, sollten Sie sich die Anzahl der Fehltage, Krankenstände und Mitarbeiterfluktuationen genauer anschauen und mit in die Bewertung miteinbeziehen: Gibt es möglicherweise Parallelen zu den Ergebnissen der Befragung?
Schritt 4: Entwickeln Sie passende Maßnahmen für mehr Wohlbefinden am Arbeitsplatz
Entscheidend für einen dauerhaften verbesserten Gesundheitszustand ist die Ableitung konkreter Erkenntnisse und die Umsetzung passender Maßnahmen. Beginnen Sie mit Belastungen, deren Maßnahmen leicht umzusetzen sind und fragen Sie Ihre Mitarbeitenden nach Verbesserungsvorschlägen. Dadurch bekommen Ihre Beschäftigten das Gefühl, dass Ihre Beschwerden ernst genommen werden und diese schnell beseitigt werden. Dies wirkt sich wiederum positiv auf das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden am Arbeitsplatz aus. Zudem sollten Sie zuerst Maßnahmen für die Belastungen entwickeln, die die meisten Ihrer Beschäftigten als Störfaktor empfinden, bevor Sie jene Maßnahmen umsetzen, die länger zum Realisieren brauchen.
Direkt-Maßnahmen für mehr Wohlbefinden am Arbeitsplatz:
- Bei Lärmbelastungen: Akustikplatten, Teppichboden, Raumteiler, Kopfhörer
- Bei schlechter Luft: Regelmäßiges Lüften, Luftbefeuchter
- Bei fehlender Kommunikation: Regelmäßige Meetings, Newsbereich
- Bei Mobbing: Mentoren als Vermittler, externe Beratungsstellen
- Bei Problemen mit Vorgesetzten: Schulungen für Führungskräfte, Mentoren als Vermittler
- Bei Unstimmigkeiten zwischen Kollegen: Klare Aufgabenverteilung, Mentoren als Vermittler, Teambuilding
- Bei zu hoher Arbeitsintensität: Aufgaben priorisieren und verteilen
- Bei hohen Überstunden: Tatsächliche Arbeitsbelastung überprüfen und ggf. anders organisieren, Unterstützung bei der Eigenorganisation anbieten
- Bei Störungen im Arbeitsablauf: Türen schließen, Schilder mit Frei/Besetzt-Status
- Bei Belastungen aus dem privaten Umfeld der Beschäftigten: Unterstützung anbieten und gemeinsam nach Lösungen suchen
Schritt 5: Führen Sie eine Wirksamkeitskontrolle der Maßnahmen durch
Wichtig für ein langfristiges Wohlbefinden am Arbeitsplatz ist die Kontrolle der Maßnahmenwirksamkeit. Um herauszufinden, ob die Belastungen weniger geworden sind und das Wohlbefinden gestiegen ist, ist es sinnvoll, Ihre Mitarbeitenden in regelmäßigen Abständen zu befragen. Damit erhalten Sie nicht nur wertvolles Feedback, sondern spiegeln Ihren Mitarbeitenden gegenüber auch Ihre Wertschätzung.
Schritt 6: Aktualisieren Sie die getroffenen Maßnahmen regelmäßig
Aus der Wirksamkeitskontrolle der Maßnahmen ergibt sich, ob Maßnahmen noch wirksam sind oder aktualisiert werden sollten. Aufgrund von Änderungen der Arbeitsumgebung kann es durchaus vorkommen, dass die getroffenen Maßnahmen veraltet sind und erneuert werden müssen.
Schritt 7: Dokumentieren Sie Ihre GBU
Gesetzlich sind Unternehmen dazu verpflichtet, Gefährdungsbeurteilungen durchzuführen und zu dokumentieren. Durch die Dokumentation der durchgeführten GBU lassen sich die Belastungen in Ihrem Unternehmen und die dazu getroffenen Maßnahmen festhalten. Zeigen Sie in der Dokumentation auf, ob die Maßnahmen erfolgreich waren und sich das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden verbessert hat. Damit erhalten Sie eine wertvolle Übersicht über erfolgreiche oder weniger erfolgreiche Maßnahmen, die jederzeit wieder angewendet werden können.
Fazit
Um die Gesundheit und das Wohlbefinden Ihrer Beschäftigten langfristig zu verbessern, ist die psychische Gefährdungsbeurteilung eine gute Möglichkeit, um die Fehlzeiten und Erkrankungen Ihrer Beschäftigten zu reduzieren. Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, Gefährdungsbeurteilungen durchzuführen und dadurch Arbeitsbedingungen zu erkennen, die für Beschäftigte psychisch belastend sind.
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Die Leistungsfähigkeit und Motivation Ihrer Beschäftigten sinkt, das Betriebsklima verschlechtert sich und die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter nehmen dramatisch zu? Nicht selten sind dies Hinweise auf psychische Belastungen am Arbeitsplatz!
Mit dem entscheidenden Know-how aus unserer täglichen Unternehmens-Praxis erhalten Sie die entscheidende Unterstützung beim Umgang mit psychischen Erkrankungen am Arbeitsplatz. In unserem Praxis-Leitfaden finden Sie auf sowohl eine Präventiv-Maßnahme als auch eine Soforthilfe, die Sie zur Reduktion von psychischen Belastungen umsetzen sollten.
